第一步：征求意见
学校通过家长会、班级群等方式向学生、家长初步征求是否需要由学校统一征订教辅材料。征求意见时，必须明确自愿征订，不得以任何方式强制或变相强制征订。
第二步：优选教辅材料
学校成立工作小组，结合学情选择各年级（班级）、各学科教辅材料，并报学校班子会议研究。
第三步：提交代购申请
会议研究通过后，学校通过家长会或书面等形式，向学生及家长公开拟选用的教辅材料学科、名称、出版单位、价格等信息。学生自愿申请由学校统一代购《公告目录》内中小学教辅材料并申请学校代购的，由学生或家长(原则上义务教育阶段由家长提交申请、高中阶段可由学生提交申请)向学校提交《贵州省中小学教辅材料代购申请单》。家长或学生不愿购买的，不能强制或变相强制购买。
第四步：审核
学校将拟统一代购的教辅材料采购清单经学校主要负责人审核签字后，报县教育局审核。
第五步：优选确认供货商
县教育局审核通过后，学校通过公开比选、市场询价等方式，公开选择教辅材料供货单位，并将结果报学校会议研究决定。若供货方为唯一供货单位，可不开展优选，但需获取供货商为唯一供货单位的依据，并获取发行单位 (书商)的《出版物经营许可证》(经新闻出版行政主管部门依法批准并取得)、《营业执照》和“单位收款账户”(与发行单位的发票一致)复印件。
第六步：教辅采购清单公示
会议研究通过后，学校通过公众号、家长群、公示栏等渠道向学生和家长公开信息，公示内容应涵盖拟采购的教辅材料书目、数量、价格、出版社、发行单位以及载明公示起止时间、监督举报电话等信息。公开公示时间一般不低于5个工作日。
第七步：备案
公示无异议后，学校按照“征订教辅材料报告”(内容包含初选到公示结束的情况)、“采购清单”(信息完整)、“公开公示情况”(含公示图片或通过线上公示的截图、公示结果说明)的顺序扫描为1份PDF文件报送至县教育局备案。
第八步：签订协议
备案通过后，学校与供货商签订供货协议或合同，明确约定征订教辅材料的数量、金额，以及双方的权利和义务等内容。
第九步：供货与验收
供货商需按照双方约定的条款向学校提供教辅材料，学校对供货商所提供的教辅材料进行严格验收，并经双方签字确认。
第十步：结算
验收合格后，学校一次性告知供货商报账所需资料，供货商根据要求及时提供报账资料。学校对供货商提供的报账资料进行审核，符合要求的，学校依据财经纪律要求，按照报账程序及时完成资金支付。涉及退费的及时将结余资金退还给学生或家长，并保存退费登记表或线上退费给家长 (学生)的截图。教辅材料资金相关收支票据、佐证材料保存期限按照相关要求执行。
第十一步：结算公示
完成教辅材料资金支付后，要在学期结束前将本学期收支情况进行公示，自觉接受学生、家长的监督。
第十二步：资料存档
每学期教辅材料征订过程性资料要规范存档，保存至少十年备查。
第十三步：资金结算资料报送
1.资料目录
2.教辅材料收支情况统计表
3.经备案的教辅材料采购清单
4.收入凭证
5.支出凭证
6.退费材料